L’intranet, insieme al knowlege management (gestione della conoscenza), la collaborazione interna per le aziende distribuite sul territorio e il telelavoro, fa parte delle massime aspirazioni aziendali del nostro tempo. Il sistema franchising per la sua conformazione più di tutti ambisce ad un efficiente sistema di intranet.
L’intranet (detto anche portale aziendale) è uno strumento di comunicazione costruito sulla stessa tecnologia internet, ma con accesso riservato ai collaboratori, alla rete di vendita, agli affiliati. I benefici sono molteplici e vanno dalla gestione della posta elettronica alla condivisione di agende e rubriche, dalla distribuzione d’informazioni e diffusione di documenti aziendali (circolari, modulistica, materiali promozionali, ecc.) alla condivisione di applicativi per la gestione del personale e dell’attività, fino alla creazione di gruppi di lavoro virtuali. L’obiettivo è accelerare il flusso d’informazioni ed aumentare la produttività della rete. Lo strumento web, inoltre, consente di monitorare l’accesso alle informazioni e, nel caso specifico dell’intranet, consente anche di individuare chi ha avuto accesso.
Le competenze tecnologiche sono oramai acquisite e collaudate, le infrastrutture di rete sono valide nella gran parte del territorio e anche i modelli di business costruiti sull’intranet sono ormai maturi, ma, allora, perché alcune intranet falliscono?
Così come un sito web non può essere affidato solamente ai tecnici, perché in qualità di media deve essere gestito come uno strumento di comunicazione, anche l’intranet merita lo stesso livello di attenzione.
Bisogna, innanzitutto, analizzare le caratteristiche della franchisee e valutarne il livello informatico. Pertanto è possibile prevedere formazione sia agli affiliati, sia ai loro collaboratori, ma il vero obiettivo è quello di semplificarne l’utilizzo in modo da rendere superfluo il corso.
Grande attenzione sarà rivolta al design dell’interfaccia, al numero delle pagine e alla loro struttura, alle opzioni da selezionare, ai colori, al linguaggio.
La progettazione di un’intranet amichevole, fruibile e ‘usabile’, è il primo passo fondamentale verso l’introduzione dell’innovazione all’interno della rete.
Veniamo alla gestione delle informazioni ed alla distribuzione della conoscenza (il knowlege management). Per essere uno strumento realmente valido, l’intranet ha bisogno di continui aggiornamenti. Particolare attenzione è dedicata non solo alla reperibilità dell’informazione da parte dell’utente, ma anche alla sua pubblicazione. Esistono sistemi di pubblicazione tali, da rendere indipendente il proprietario dell’informazione dal tecnico del web. Un esempio tipico è il manager dell’azienda che pubblica o cancella un documento fuori orario di lavoro e magari anche fuori sede, senza dover interagire con il tecnico ed attendere che esegua la procedura di pubblicazione o di cancellazione. Anche questa fase di gestione deve essere molto ‘user friendly’, perché spesso sono proprio i vertici dell’azienda i meno avvezzi all’uso delle tecnologie, ed è proprio qui che generalmente cadono molti progetti di intranet: difficoltà di gestione dei contenuti e lentezza di pubblicazione.
Questa particolare procedura definita ‘self publishing’, oltre all’indipendenza e tempestività nel distribuire l’informazione, si traduce in un evidente abbattimento dei costi di gestione. Un’intranet ben costruita, infatti, è in grado di autoalimentarsi e, entro certi limiti di dimensioni, non necessita della presenza del personale informatico interno per la gestione ordinaria.
Un’adeguata politica di sicurezza informatica, comunque, può garantire l’azienda dalla perdita o dalla diffusione accidentale di informazioni.
La fase di start up è estremamente delicata: tutto il personale della rete deve essere coinvolto, sia quello del franchisor sia quello dei franchisee. Gli obiettivi dell’intranet devono essere chiari e dichiarati, ma i contenuti devono essere rilasciati gradualmente ed essere realmente utili per consentire agli utenti di prendere confidenza con il nuovo media e sfruttarlo consapevolmente.
[Stefania Giuseppetti per AZ Franchising]